Strona oraz urządzenia mobilne korzystają z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Loading...
Loading...
Slide

Klauzula informacyjna dla dostawców

Informacje przekazywane w związku z przetwarzaniem danych osobowych

W związku z wejściem w dniu 25 maja 2018 roku w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – RODO, chcemy poinformować Cię o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych przez Volkswagen Motor Polska spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polkowicach.

Informacje podanie w niniejszym dokumencie dotyczą osób, które są:

  1. naszymi dostawcami i prowadzą jednoosobowe działalności gospodarcze,
  2. osobami występującymi w imieniu lub na rzecz naszych dostawców, lub ich pracownikami albo współpracownikami.

Użyte w dalszej części słowo „Dostawca” oznacza:

  1. Ciebie – jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą,
  2. podmiot lub osobę w imieniu lub na rzecz której działasz lub której jesteś pracownikiem albo współpracownikiem.

Naszą intencją zawsze było i jest, aby ochronę prywatności osób współpracujących z nami traktować priorytetowo. W tym celu podejmujemy wszelkie konieczne organizacyjne i techniczne środki, aby przetwarzanie danych osobowych odpowiadało nie tylko wymogom prawnym, ale także odzwierciedlało najlepsze standardy w zakresie ochrony danych osobowych.

Jakie są podstawy, cele i okresy przechowywania danych osobowych?

W każdym przypadku Administrator dokłada starań, aby zakres przetwarzania danych osobowych był minimalny i adekwatny do wskazanych poniżej celów przetwarzania.

Cel przetwarzania

  • Realizacja wszelkich czynności poprzedzających zawarcie umowy z naszym Dostawcą.
  • Realizacja przedmiotu umowy oraz wszystkich czynności dotyczących administracji, operacji, zarządzania i rachunkowości związanych z umową (zarządzanie zamówieniami, fakturowanie, weryfikacja wiarygodności).
  • Kontakt pomiędzy osobami działających w imieniu lub na rzecz Administratora i Dostawcy.
  • Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi ze współpracą biznesową.
  • Wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz decyzji wydanych przez właściwe organy (np. rozliczenie należności publicznoprawnych).
  • Archiwizowanie dla zabezpieczenia i przechowania dokumentów księgowych przez okresy wskazane przez Ustawę o rachunkowości.
  • Bezpieczeństwo i ochrona mienia oraz osób przebywających na terenie zakładu Administratora.

Podstawa prawna przetwarzania – w relacji do celu przetwarzania

  • Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w stosunku do prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze.
  • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w stosunku do osób działających w imieniu lub na rzecz naszych Dostawców (uzasadniony interes Administratora polega na możliwości realizacji czynności przedumownych poprzez współdziałanie osób działających w imieniu lub na rzecz obu stron).
  • Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w stosunku do prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze.
  • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w stosunku do osób działających w imieniu lub na rzecz naszych Dostawców (uzasadniony interes Administratora polega na możliwości realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy z Dostawcą poprzez współdziałanie pracowników obu stron).
  • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes w postaci możliwości kontaktu z osobą działającą w imieniu lub na rzecz Dostawcy w sprawach związanych ze współpracą biznesową.
  • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes w postaci możliwości dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
  • Art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz właściwe przepisy nakładające na Administratora obowiązki rozliczenia należności publicznoprawnych, w tym przepisy podatkowe.
  • Art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz właściwe przepisy Ustawy o rachunkowości.
  • Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes w postaci zapewnienia bezpieczeństwa wszystkim osobom przebywającym na terenie zakładu lub placówek Administratora.

Okresy przechowywania danych osobowych lub kryteria ich ustalania – w relacji do celu przetwarzania

  • W stosunku do prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze - przez czas współpracy biznesowej.
  • W stosunku do osób działających w imieniu lub na rzecz naszego Dostawcy – do czasu uwzględnienia przez Administratora umotywowanego sprzeciwu, nie dłużej niż przez czas współpracy biznesowej Administratora z Dostawcą.
  • W stosunku do prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze - przez czas współpracy biznesowej.
  • W stosunku do osób działających w imieniu lub na rzecz naszych Dostawców – do czasu uwzględnienia przez Administratora umotywowanego sprzeciwu, nie dłużej niż przez czas współpracy biznesowej Administratora z Dostawcą.
  • Do czasu uwzględnienia przez Administratora umotywowanego sprzeciwu, nie dłużej niż przez czas współpracy biznesowej Administratora z Dostawcą.
  • Do czasu upływu 90 dni od dnia zakończenia okresu przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunków prawnych łączących Administratora i Dostawcę.
  • Przetwarzanie przez okres potrzebny do wypełnienia obowiązków publicznoprawnych, w tym obowiązku podatkowego, złożenia odpowiednich deklaracji oraz ich weryfikacji przez organy administracji skarbowej.
  • Przechowanie przez okresy wymagane przez Ustawę o rachunkowości - co do zasady przez 5 lat liczone od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą.
  • Dane osobowe inne niż utrwalone na nagraniach monitoringu przechowywane są nie dłużej niż przez 3 lata od dnia rejestracji wejścia danej osoby na teren zakładu.
  • Wizerunek i inne dane utrwalone na nagraniach monitoringu - do 3 miesięcy od dnia rejestracji wizerunku przez monitoring wizyjny.

Jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy?

Administrator przetwarza Twoje dane osobowe:

  1. przekazane mu przez Ciebie, jeżeli kontaktowałeś się z nami bezpośrednio lub
  2. otrzymane od Dostawcy, w imieniu lub na rzecz którego działasz, lub
  3. udostępnione publicznie na stronach internetowych bądź w publicznych rejestrach.

Najczęściej są to następujące dane kontaktowe:

  1. imię i nazwisko,
  2. numer telefonu,
  3. adres e-mail,
  4. adres pocztowy,
  5. numer rejestracyjny pojazdu – szczególnie, gdy jesteś kierowcą samochodu, który realizuje dla nas transport towarów,
  6. nazwa firmy, w której jesteś zatrudniony lub w imieniu której działasz,
  7. stanowisko pracy,
  8. wizerunek utrwalony na nagraniach monitoringu zakładu Administratora, jeżeli odwiedzisz nas w naszym zakładzie w Polkowicach lub na terenie zakładu wykonujesz dla nas jakiekolwiek świadczenia,
  9. NIP, w szczególności zamieszczony w umowach lub fakturach bądź innych dokumentach księgowych,

oraz wyjątkowo PESEL.

Kim są odbiorcy Twoich danych osobowych?

W ramach realizacji naszych zadań i celów Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do różnych odbiorców danych osobowych, z którymi współpracujemy na co dzień. W tabeli poniżej przedstawiamy spis kategorii tych odbiorców.

Kategorie odbiorców danych osobowych:

  1. partnerzy handlowi Administratora,
  2. inne spółki powiązane z Administratorem z grupy kapitałowej Administratora,
  3. inni administratorzy,
  4. podmioty realizujące dla Administratora usługi:
  • biurowe,
  • księgowe,
  • projektowe,
  • teleinformatyczne,
  • związane z utrzymaniem nieruchomości lub naprawą usterek,
  • z zakresu ochrony osób i mienia,

doradcze, w szczególności w zakresie obsługi prawnej lub finansowej.

Czy Twoje dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej?

  1. Administrator nie udostępnia Twoich danych osobowych do tak zwanych państw trzecich, tj. do Państw spoza Europejskiego obszaru Gospodarczego.

Administrator nie udostępnia Twoich danych osobowych do organizacji międzynarodowych.

Kiedy przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych?

W każdej chwili przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, które oparte jest na uzasadnionych interesach Administratora, czyli tam gdzie przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli wniesiesz sprzeciw, przestaniemy przetwarzać Twoje dane osobowe w wyżej opisanych celach, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania tych danych osobowych, które będą nadrzędne wobec Twoich interesów i praw lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Prosimy o uzasadnienie sprzeciwu, abyśmy mogli poznać Twoją sytuację i podjąć właściwą decyzję.

Jakie inne prawa Ci przysługują?

  1. Prawo dostępu do danych osobowych

Prawo dostępu do danych osobowych polega na prawie do otrzymania:

  1. potwierdzenia, czy przetwarzamy dane osobowe,
  2. dostępu do danych osobowych,
  3. informacji o danych osobowych, które przetwarzamy,

uzyskania kopii danych osobowych.

  1. Prawo do sprostowania danych osobowych

Prawo do sprostowania danych osobowych polega na możliwości żądania:

  1. sprostowania nieprawidłowych (nieprawdziwych) danych osobowych,
  2. uzupełnienia niekompletnych (niepełnych) danych osobowych.

Żądając sprostowania należy wykazać, ze dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne.

  1. Prawo do usunięcia danych

Prawo do usunięcia danych osobowych polega na możliwości żądania usunięcia danych osobowych przetwarzanych przez Administratora, jeżeli:

  1. ich przetwarzanie nie jest niezbędne do celów, w których zostały zebrane;
  2. cofnięto zgodę na ich przetwarzanie,
  3. wniesiono sprzeciw wobec ich przetwarzania, lub
  4. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem, lub
  5. obowiązek usunięcia danych osobowych wynika z przepisów prawa.

Zgodnie z RODO prawo to nie ma zastosowania, jeżeli przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne między innymi do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji, jak i do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

  1. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych

Ograniczenie przetwarzania polega na ograniczeniu przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania.

Administrator jest zobowiązany do ograniczenia przetwarzania danych osobowych w  następujących przypadkach:

  1. gdy zakwestionowano prawidłowość danych osobowych lub wniesiono sprzeciw – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość danych osobowych lub rozpatrzyć sprzeciw,
  2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem i wniesiono sprzeciw wobec ich usunięciu i zażądano w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,

Administrator nie będzie już potrzebował danych osobowych do ustalonych przez niego celów przetwarzania, a osoba której dane dotyczą uzna, że są one potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony jej roszczeń.

  1. Prawo do przenoszenia danych

Uprawnienie do żądania wydania i/lub przesłania danych dostarczonych przez Ciebie w formacie pozwalającym na ich odczyt maszynowy (przez komputer), w zakresie w jakim dane przetwarzane są na podstawie zawartej umowy lub wyrażonej zgody.

  1. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Uprawnienie do złożenia skargi w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy z zakresu ochrony danych osobowych, do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Jakie jest źródło pochodzenia danych osobowych osób występujących w imieniu naszego Dostawcy oraz jego pracowników lub współpracowników?

W przypadku, gdy sam nie przekazałeś nam Twoich danych osobowych, pochodzą one od naszego Dostawcy, w imieniu lub na rzecz którego działasz lub którego jesteś pracownikiem lub współpracownikiem.

Jakie są skutki niepodania nam danych osobowych?

Jeśli jesteś naszym Dostawcą podanie nam Twoich danych osobowych jest niezbędne do zawarcia umowy. Jeżeli występujesz w imieniu naszego Dostawcy lub jesteś jego pracownikiem lub współpracownikiem podanie nam przez Ciebie Twoich danych osobowych jest niezbędne, abyśmy mogli nawiązać z Tobą kontakt.

Czy Twoje dane osobowe są przetwarzane w oparciu o zautomatyzowane podejmowanie decyzji?

Decyzje, jakie podejmujemy wobec Twojej osoby, nie opierają się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, Twoich danych osobowych.

Jak możesz się z nami skontaktować w celu realizacji wszystkich Twoich praw?

  1. W celu realizacji swoich praw związanych z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych, możesz się z nami skontaktować przesyłając wiadomość na adres e-mail: ochrona.danych@vwmp.com.pl.
  2. Prowadzona komunikacja jest wolna od opłat na rzecz Administratora. Jeżeli Twoje żądania będą ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, Administrator może:
  1. pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań; albo

odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.